Đây là một kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng đối với mọi người, đặc biệt là nhân viên văn phòng. Vậy kỹ năng giao tiếp công sở là gì? Cách thức để trau dồi kỹ năng này có khó hay không? Hãy cùng bài viết tìm hiểu về nó ngay sau đây nhé.

Kỹ năng giao tiếp nơi công sở là gì?

Kỹ năng giao tiếp nơi công sở là khả năng truyền đạt thông điệp, cách ứng xử, cách nói chuyện của mỗi cá nhân sao cho phù hợp với các vị trí, chức danh trong công ty.

Nhân viên công sở thường xuyên phải tiếp xúc với rất nhiều người như đồng nghiệp, cấp trên hay là khách hàng. Và với mỗi người khác nhau, bạn sẽ phải linh hoạt giao tiếp bằng một hình thức khác nhau để điều chỉnh mối quan hệ hợp lý.

Hầu hết công ty nào cũng mong muốn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh và luôn thúc đẩy sự cống hiến của nhân viên. Văn hóa ở mỗi nơi sẽ có những khác biệt tương ứng. 

Do đó để có được nghệ thuật giao tiếp nơi công sở một cách hiệu quả nhất, chúng ta cần phải tìm hiểu kỹ về đặc trưng của doanh nghiệp trước để có thể hòa nhập dễ dàng hơn.

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp công sở

Cuộc sống của chúng ta luôn tồn tại rất nhiều mối quan hệ theo các mức độ khác nhau và giao tiếp công sở chính là chìa khóa quan trọng giúp xây dựng nên các mối quan hệ này. 

Khi giao tiếp thành công tức là lúc chúng ta nhận được cái mình muốn, những khúc mắc đã được giải quyết một cách êm đẹp. Mỗi lần như thế các thành viên sẽ thêm hiểu nhau hơn, gắn bó và làm việc một cách vui vẻ hơn.

Không có môi trường nào mà không tồn tại giao tiếp. Khi bạn chỉ lo tập trung vào công việc mà quên đi cách thể hiện với những người xung quanh thì khi có khó khăn gì họ cũng không quan tâm đến bạn nữa. 

Một tổ chức mà tất cả mọi người đều có cơ hội được trao đổi, được thể hiện bản thân một cách thoải mái nhất. Không có cách biệt quá lớn giữa cấp dưới cấp trên, giữa bộ phận này bộ phận kia, thì đây đúng là nơi lý tưởng bạn có thể trung thành mà cống hiến.

Đối với cá nhân, giao tiếp tốt còn mang đến cho bản thân một tâm thế tự tin. Tự tin giúp chúng ta nắm bắt được nhiều cơ hội thăng tiến và phát triển trên con đường sự nghiệp lâu dài.

Một số tình huống giao tiếp trong công sở bạn nên biết

Hàng ngày tại các cơ quan doanh nghiệp sẽ xảy ra rất nhiều tình huống, buộc mỗi người phải luôn linh hoạt để xử lý, tạo một môi trường giao tiếp văn minh, sạch sẽ. Một số ví dụ cụ thể về tình huống giao tiếp trong công sở sau sẽ là gợi ý cho các bạn:

Khi đi thang máy

Khi đứng đợi thang máy, mọi người chú ý phải đứng sang hai bên để nhường khoảng giữa cho người trong thang máy đi ra. 

Ngoài ra cấp dưới hoặc nam giới trước khi vào nên chủ động giữ nút điều chỉnh thang máy để khách, cấp trên, phụ nữ, người lớn tuổi vào thang máy trước.

Khi vào thang máy, bạn nên đứng sang hai bên để khoảng trống cho người ra trước hoặc vào sau không bị vướng.

Thời điểm dịch bệnh covid diễn biến phức tạp như hiện nay, người đi thang máy cũng không nên nói chuyện riêng, ồn ào gây khó chịu cho người khác.

Khi trong cuộc họp

Đến họp yêu cầu phải đến sớm hoặc đúng giờ quy định, tuyệt đối không được đến muộn gây mất hình ảnh. Nếu vì lý do nào đó phải đến muộn cần báo cáo với người có thẩm quyền để đưa ra hướng giải quyết nhanh chóng. 

Khi vào phòng họp, cần quan sát giấy hướng dẫn để chọn chỗ ngồi cho phù hợp. Tránh tình trạng ngồi nhầm vị trí của phòng ban, của khách mời hay là vị lãnh đạo. 

Cần phải tắt điện thoại hoặc để chế độ yên lặng trong khi họp, nếu cần thiết bạn có thể xin phép ra ngoài để nhận điện thoại

Không nói chuyện hoặc làm việc riêng không liên quan đến nội dung cuộc họp. không tự ý bỏ về giữa chừng mà chưa xin phép, không cắt lời người khác hoặc phản đối ý kiến mà chưa đến lượt mình phát biểu.

Khi giao tiếp qua điện thoại

Khi nhận được một cuộc điện thoại từ máy công ty, nhân viên phải chào hỏi và tự xưng danh, tên phòng ban cụ thể theo mô típ mà doanh nghiệp đưa ra. 

Đặc biệt đối với bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng thường xuyên giao tiếp với bên ngoài. Cho nên nói chuyện qua điện thoại một cách chuyên nghiệp cũng quyết định rất nhiều đến hình ảnh công ty. Đây là một trong những tình huống giao tiếp nơi công sở thường gặp nhất mà bạn cần lưu ý

Những phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp nơi công sở

Để cải thiện được kỹ năng giao tiếp là cả một quá trình trau dồi và học hỏi. Đọc các tài liệu tham khảo trên các kênh truyền thông cũng là một cách để tăng thêm sự hiểu biết về khả năng này. Hãy cùng theo chân chúng tôi để tích góp những kinh nghiệm sau nhé:

• Luôn giao tiếp đúng người, đúng vị trí cấp bậc.
• Mỉm cười là một cách tạo nên sự gần gũi và vui vẻ trong giao tiếp nơi công sở
• Truyền tải thông tin đến người nghe một cách đầy đủ và dễ hiểu nhất.
• Luôn luôn biết lắng nghe và thấu hiểu trong công việc cũng như cuộc sống của đồng nghiệp, cấp trên hay cấp dưới trong công ty.
• Luôn sẵn sàng giúp đỡ nếu người khác gặp bất cứ khó khăn nào trong phạm vi mình có thể giải quyết.
• Biết cách chào hỏi và khen ngợi.
• Tôn trọng không gian riêng tư của mỗi người.
• Tham gia các khóa học giao tiếp để bổ sung kiến thức một cách dễ dàng nhất.

2BE VOICE – Giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp công sở một cách nhanh chóng

Nếu bạn đang còn gặp nhiều hạn chế về khả năng giao tiếp công sở, hãy để 2BE VOICE tư vấn giúp bạn về các khóa học tại đây nhé.

2BE VOICE là trung tâm cung cấp những khóa học về giọng nói, các khóa học về giao tiếp giúp các bạn tự tin nói chuyện khi đứng trước đám đông. Hay cụ thể hơn là cải thiện được kỹ năng giao tiếp trong môi trường công sở một cách nhanh nhất.

Với đội ngũ giảng viên nhiệt huyết, dày dạn kinh nghiệm, không ngừng sáng tạo và đổi mới trong cách giảng dạy nhằm giúp học viên dễ dàng tiếp thu và ứng dụng thực tế dễ dàng nhất. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm và đăng ký ngay với chúng tôi để nhận được hiệu quả sớm nhất.

Tổng kết

Và cuối cùng chúng tôi hy vọng sau bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về kỹ năng giao tiếp nơi công sở là như thế nào rồi đúng không. Hãy vận dụng những kiến thức đã thu thập cùng với chọn cho mình một khóa học phù hợp tại 2BE VOICE, chúng tôi tin rằng thành công sẽ luôn mỉm cười với bạn.